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효율성을 위한 정리정돈정리정돈
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[435호] 승인 2019.03.25  
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하나를 보면 열을 안다’는 속담이 있다. 단정한 자세와 조리 있는 말솜씨를 가진 사람은 깔끔한 일처리가 가능하다는 신뢰를 준다. 책상의 상태를 보고도 그 사람의 성격이나 일의 성과를 예측할 수 있다. 우리는 원하든 원치 않든 수없는 정보를 접하고 생성하고 소유하고 있다. 방대한 자료로 인해 효율성을 잃어버리는 경우가 있는데 효율성을 잃지 않도록 주의해야 한다. 이를 위해 버리는 연습을 통한 ‘3요소 정리’를 추천한다. 지금부터 정리정돈에 대해 이야기해볼까 한다.

첫 번째, 보이는 부분은 모두 정리하자
많은 자료가 너저분하게 혼재되어 있는 책상이 있는가 하면 늘 깔끔하게 정돈된 책상이 있다. 혼잡한 책상을 보면 하는 일에 대해 정리가 안 되어 있고 집중도도 떨어질 것 같다. 실제로 일의 성과를 내기 위해서는 하나에 몰입하는 것이 중요하다. 필자 역시 책꽂이에서 여러 책을 꺼내보다가 아무 책도 읽지 못한 채 20~30분을 허비하는 경우가 많다.

이를 단순히 성격이나 스타일의 차이로 치부하기보단 꼭 필요한 것만 주변에 두고 하나에 몰입할 수 있는 환경을 만들 필요가 있다. 책장이나 서류보관함도 마찬가지다. 나름의 기준을 잡아 보관할 자료만 파일링하고 나머지는 폐기해야 한다. 옷장을 정리하지 않으면 쉽게 꺼내 입지 못하는 것처럼 오래되거나 중복된 자료들이 많으면 확인하는 데 시간만 낭비하게 된다. 그러므로 자주 사용하는 것 이외에는 과감히 버려보자.

버리는 과정을 통해 포기하는 법과 자제력까지도 배울 수 있다. 다만 명확한 기준을 잡아야 업무상의 문제가 생기지 않고, 법적 서류 보존기간 등을 준수할 수 있을 것이다. 일을 하기 위한 최소한의 것만 남기는 습관은 여러분이 일을잘하는요인이될수있다. 정리정돈의습관은 개인적 차원과 조직적 차원에서 효율성 제고를 위해 매우 중요하다.


두 번째, 보이지 않는 부분도 정돈하자
기술이 발전하면서 컴퓨터나 스마트폰의 용량에 대한 부담은 많이 없어졌다. 그렇다고 해서 PC에 폴더별 분류를 해놓지 않으면 필요할 때 찾아 활용하기가 매우 어렵다. 또한 보고서 등을 작성할 때 하나의 최종본으로 확정되면 과정에 있는 자료들은 과감하게 버려야 훗날 검색에도 혼동을 주지 않는다.

실제로 필자의 직원은 최종본이 아닌 중간 과정물을 가져와 보고한 경우가 있었다. 정리를 하지 않은 탓이다. 파일이 많아질수록 이런 실수는 늘어날 수밖에 없다. 이를 방지하기 위해서라도 PC 정리는 핵심적인 습관이 되어야 한다. 손쉬운 사진촬영 기능으로 스마트폰 앨범에 많은 양의 영상물들이 저장되어 있을 것이다. 그런데 꼼꼼히 살펴보면 대다수가 비슷하거나 공적인 사진으로 중복 저장되어 있는 경우가 많다. 그렇기 때문에 한번쯤은 중요한 자료를 한 군데 옮겨놓고 나머지는 다 삭제하는 정리를 해봤으면 한다.

정리된 스마트폰을 보면 마음도 새로워진다. 그래서 깔끔한 스마트 폰을 유지하는 것이 좋다. 광고성으로 수신되는 영상물이나 텍스트도 많을 수 있는데 굳이 스팸 영상물이나 문자, 간단히 주고받은 일상적인 내용들을 보관할 이유가 있겠는가. 우리에게는 그때그때 삭제하고 관리하는 습관이 필요하다고 본다.


세 번째, 생각과 사고의 정리를 통해 효율성을 제고하자
하고 싶은 일도 많고 해야 할 일도 많지만 시간은 한정되어 있다. 따라서 꼭 해야 할 목록을 정리하고 우선순위를 정해야 한다. 불필요한 나머지를 과감하게 포기할 때 하루하루를 의미있고 보람차게 보낼 수 있을 것이다.

자신도 모르는 사이에 하지 않아도 될 일 때문에 꼭 해야 할 일을 하지 못하거나, 할 일이 많다고 걱정만 하면서 실제로는 아무것도 하지 않은 경우를 경험했을 것이다. 목록이 많을수록 머릿속을 정리하고 비워야 새로운 일에 더 빠른 몰입이 가능하고 여러 업무나 상황들이 맞물리지 않아 혼동을 빚지 않는다.

정보 홍수의 시대, 물자 풍요의 시대에는 의도적인 노력을 통해 주변을 늘 깨끗하게 관리하는 습관이 필요하다. 데이터든 머릿속이든 관계없이 꼭 필요한 것 이외에는 과감히 버리는 습관을 들이자. 넓은 공간을 좁게 쓸 것인지, 좁은 공간을 넓게 쓸 것인지는 정리정돈의 유무에 따라 결정될 수 있다.

필요 없는 것을 버리고 새로운 것을 채울 수 있는 공간을 확보할 수 있는 여유로운 삶을 유지한다면, 보다 질적으로 풍요롭고 의미 있는 삶을 살 수 있을 것이다.

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