대학생 때부터 자주 활용해 우리에게 친숙한 PPT. 포트폴리오나 회의 자료를 작성할 때도 PPT는 가장 효율적인 보고방법이 될 수 있다. 카드뉴스보다 넓은 페이지를 충분히 활용해 원하는 그래프, 도표를 넣을 수 있을 뿐더러 동영상, 사운드 등의 효과를 첨가하여 보는 이로 하여금 집중력을 높일 수 있는 장점이 있다.
파워포인트는 누구나 따라 하기 쉽기 때문에 대학생부터 직장인까지 많은 사람들이 애용하는 프로그램 중 하나다. 텍스트, 사진, 그림, 표, 그래프, 영상 등을 사용할 수 있어 청중에게 효과적인 프레젠테이션을 할 수 있는 장점이 있다.
파워포인트 프로그램 안에는 기본 장착된 템플릿과 레이아웃이 있다. 이를 활용해 손쉽게 제목, 텍스트, 그래픽 등 각 슬라이드를 구성할 수 있다. 정보 편집, 삭제, 보완 등도 손쉽다. 슬라이드 쇼를 진행하여 동영상을 구현하듯 만들 수도 있다. 이러한 장점으로 PPT는 면접이나 회의 때 효과적인 자료 전달 방법이 될 수 있어 많이 활용되고 있다.
청중 파악이 먼저!
간단히 말하면, PPT 만들기란 PPT에 넣을 자료를 찾고, 압축하고, 자료를 넣을 슬라이드를 디자인하고, 텍스트를 작성하는 것이다. 하지만 직접 만드는 일은 그리 간단하지 않다. PPT의 완성도를 위해서는 사전 준비단계뿐 아니라 자료를 시각적으로 보여주고 슬라이드 안에 배치하는 기술도 필요하다.
사전 준비단계에서는 먼저 청중 파악이 중요하다. 규모, 성별, 지식 및 태도, 연령대 등을 고려해 PPT 콘셉트, 분위기 등의 방향성을 정한다. 청중 분석 후에는 프레젠테이션 구성에 대해 고민해야 한다. 보통은 서론, 본론, 결론의 구성이 일반적이다. 주요 구성별로 주장하고자 하는 내용이 잘 드러나도록 표현할 수 있어야 한다.
마지막으로 PPT를 완성했다면 PPT 자료의 콘텐츠가 이해되는지, 슬라이드의 흐름이 쉽게 이해할 수 있는지, 자료에서 강조하는 것이 부각되는지 등을 최종 확인해 보면서 부족한 부분을 보완하는 작업이 필요하다.
PPT 만들기
① 목차를 보여주자
프리젠테이션의 목차를 보여주면, 청중들로 하여금 어떤 흐름으로 흘러갈지 예상할 수 있게 하여 PPT 내용에 집중할 수 있게 만든다. 그렇기 때문에 목차를 작성할 때는 말하고자 하는 핵심 주장을 간단명료하게 넣는 것이 좋다. 면접 프리젠테이션의 경우 자신의 입사동기, 경험, 이력 등을 집약하는 것이므로 해당 내용들이 잘 나타나야 한다.
② 보기에도 좋은 템플릿은 전달력을 높인다
감성적인 내용을 전달하고자 하는데 템플릿이 딱딱하고 무거운 느낌이라면 어떨까? 아무리 PPT의 내용이 잘 정리되어 있다 하더라도 원하는 내용을 제대로 전달할 수 없을 것이다. 이렇듯 콘셉트에 맞는 템플릿 선정은 매우 중요하다. 보기에도 좋은 템플릿이 청중에게도 좋다.
자신이 전달하고자 하는 내용도 훨씬 잘 이해시킬 수 있다. 내용을 어떻게 구성할 것인가 고민하는 것만큼 어떤 템플릿을 만들 것인가에 대한 고민도 중요하다.
③ 한 페이지에 키워드는 한 개
PPT에는 많은 자료를 담을 수 있다. 하지만 이것이 단점으로 작용할 가능성이 있다. 바로 너무 많은 내용을 담은 담아 논점이 흐려질 수도 있기 때문이다. 이 내용도 중요하고, 저 자료도 꼭 넣어야 할 것 같은 마음에 모든 정보를 한 슬라이드에 빼곡이 채워 넣는 경우를 종종 볼 수 있다. 이런 경우 피피티가 산으로 갈 위험성이 높다.
PPT는 시각적인 자료라는 점을 명심하자. 글자, 그래프, 표 등만 빼곡하게 나열할 거라면 굳이 PPT를 활용할 이유가 없다. 한글 파일이나 워드로도 충분하다. PPT로 보여주는 이유는 전달하고자 하는 메시지를 시각적으로 보여주기 위함이다. 그렇기 때문에 글은 최소화하고 간단명료한 문구를 제목으로 활용하며, 가능하면 핵심 주장을 전달하는 데 필요한 그래프, 표를 넣는 것이 좋다. 자세한 설명은 구두로 발표하면 충분하다.
④ 기본색과 포인트 색을 구별하자
PPT에 들어가는 색상은 최대 3가지로 정하는 것이 좋다. 3가지가 넘는 색상으로 PPT를 구성하는 경우에는 통일성을 떨어트릴 수 있다. 기본적으로 템플릿의 메인 색상을 정하고, 보색계열로 포인트를 주는 것이 좋다. 메인 색상으로는 기업의 로고 컬러를 예로 들 수 있다. 이때, 내용의 모든 페이지에서 배경이 너무 튀지 않아야 한다.
⑤ 효과적인 도입부 작성
청중의 이목을 한 번에 사로잡을 수 있는 도입부는 매우 중요하다. 도입부는 다양하게 활용할 수 있지만 효과적인 유형별로 나눠보면 4가지가 있다.
첫째는 전문가의 발언을 인용하거나 전문 자료를 삽입하는 것이다. 신뢰도 높은 조사기관, 해당 산업의 권위자의 말을 인용한다면 청중들의 호기심을 높일 수 있을 것이다. 두 번째는 유명 명언과 속담을 활용하는 것이다. 이러한 도입부는 청중들로 하여금 ‘왜 이 명언을 소개하는 거지? 앞으로 나올 내용과 어떤 관계가 있는 거지?’라는 궁금증을 자아낼 수 있다. 또한 발표 내용에 무게감을 실어주는 효과도 줄 수 있다. 세 번째는 질문하기다. 질문을 통해 청중의 집중을 유도할 수 있다. 네 번째는 프리젠테이션 핵심 요약문을 보여주는 것이다. 서론, 본론, 결론으로 나뉜 구성을 뒤엎어 결론을 먼저 제시하는 방식이다.
* 알아두면 좋을 PPT 관련 사이트
◾프리젠테이션 매거진 https://www.presentationmagazine.com/
약 40,000개의 무료 PPT 자료를 모아놓은 외국 사이트다. 주제, 단어, 색에 따른 키워드 검색이 편리하다. 배경이미지, 사운드 무료 다운이 가능하다.
◾슬라이드쉐어 http://www.slideshare.net/
사람들이 만든 프레젠테이션을 공유해 놓았는데 교육, 음식, 마케팅, 경영 등 주제가 다양하다.
◾에프피피티 fppt.com
피피티의 컨셉이나 키워드에 맞는 디자인을 손쉽게 찾을 수 있는 사이트로 무료다. 카테고리 별로 정리가 잘 되어 있어 활용하기 편리하다.
글 | 권민정 객원기자 jungbeauty20@naver.com
