파워포인트든, 카드뉴스든, 문서든 어떤 형태든 발표 자료를 만들 때는 기본이 되는 디자인 원칙이 있다. 폰트, 색상, 너무 많은 텍스트를 사용하지 않기 등이 그 예이다. 기본만 알아도 절반은 성공한 셈이다. 어떤 원칙들이 있는지 살펴보자.

 

청중과 공유할 자료는 어떤 목적으로 만드냐에 따라 다양하게 디자인될 수 있다. 워크숍이나 세미나, 면접 등처럼 여러 사람을 대상으로 발표를 하는 경우에는 핵심 정보가 부각된 시각적인 자료가 필요하다. 동료나 상사에게 생각이나 제안을 발표하는 미팅일 때는 자세한 내용이 포함된 자료로 발표하는 것이 좋다.

시각적인 발표 자료를 만들 때는 짧은 시간에 청중이 핵심 주제를 이해할 수 있도록 만드는 것이 중요하다. 슬라이드 또는 카드뉴스 페이지 한 장마다 강조하려는 핵심 포인트가 무엇인지 결정해야 한다. 또한 그래픽, 표 등 어떤 종류의 시각화가 해당 페이지의 주장을 잘 뒷받침할 수 있는지 고민해야 한다. 페이지 한 장에는 하나의 핵심 주제를 담을 수 있는 임팩트 있는 제목을 사용한다. 이때 불필요한 정보는 제거해야 한다. 최대한 청중의 이해를 위해 정보를 시각화하고, 서사적으로 내용을 설계하는 것이 가장 중요하다. 글보다는 이미지가 사람들의 집중도를 높일 수 있다는 점을 명심하되, 글 중심으로 구성해야 할 경우는 단어, 문장 수에 유의하며 작성하도록 한다.

슬라이드 또는 카드뉴스를 만들 때는, 핵심 포인트를 정하자. 이미지나 문장을 만드는 일은 그 다음의 일이다. 이미지를 사용할 때는 저품질 사진을 사용하지 말자. 저화질 사진은 전문성을 떨어뜨릴 수 있으므로 가능하면 좋은 이미지를 쓰는 것이 좋다.

정보를 전달하지 않는 불필요한 이미지나 그래픽은 제거하자. 불필요한 화살표, 아이콘, 클립아트 모두 포함된다. 청중이 읽기 어렵고 이해하기 어려운 이미지도 제거하자.

각 장에는 제목을 반드시 붙이자. 제목은 핵심 아이디어를 구체화하고 핵심 메시지를 강조하기 위해 사용하는 것이다. 제목은 주요 아이디어를 구체화하는 것이어야 하고, 청중이 그 아이디어에 집중하도록 만들어야 한다. 제목 하나만으로도 의미가 있어야 한다는 점을 명심하자. 때로는 질문 형식의 제목이 청중의 집중력을 높일 수 있다.

 

디자인 시 주의사항

첫째, 모든 정보를 보여줄 필요는 없다.

방대한 자료를 시간을 투자해 작업한 슬라이드 한 장, 또는 카드뉴스 페이지 한 장을 빼기란 쉽지 않은 일이다. 모든 자료가 중요해 보이기 때문이다. 하지만 청중의 입장에서 보면 중요하지 않은 자료일 수도 있다. 어떤 것을 보여줄 것인가를 선택하는 일은 어려운 일이긴 하다. 하지만 중요한 것은 나의 욕심을 버리고 청중의 관점에서 생각하는 것임을 잊지 말자.

 

둘째, 청중의 관점에서 생각하기

발표 자료는 청중을 위해 만드는 것이다. 나의 지식을 뽐내기 위함이 아니다. 디자인을 할 때는 그 사실을 특히 명심해야 한다. 어떻게 하면 조금 더 청중들의 눈에 잘 띄고, 이해하기 쉽게 만들 수 있을지 고민해야 한다. 자료 구성부터 이미지 선택, 발표 기술까지 모두 청중의 관점에서 고민해야 한다.

 

셋째, 단순화하는 것이 가장 좋다.

단순화는 모든 디자인의 필수다. 불필요한 정보와 디자인 요소를 계속해서 걸러내는 노력이 필요하다. 단순화하는 것은 결국 핵심 주제가 무엇인지 파악하는 것에서부터 시작된다. 단순화 작업이 어렵다면 해당 내용을 충분히 이해하지 못한 것은 아닌지 의심해보고, 다시 한 번 자료를 훑어보는 시간을 갖도록 하자.

 

넷째, 본질에 집중하라.

불필요한 내용은 없는지 확인하고 말하고자 하는 것에 집중할 수 있는 디자인을 해야 한다. 너무 많은 디자인 요소는 불필요하다. 이때 불필요한 디자인 요소에는 이미지, 색상, 그래프, 숫자 등 다양할 수 있다. 핵심은 본질적인 메시지가 잘 드러날 수 있어야 한다는 것이다. 본질적인 메시지를 왜곡하거나 방해하는 요소는 모두 제거하는 것이 좋다.

 

다섯째, 시각화하라.

이미지는 글보다 더 오래 기억에 남는다. 만약 해당 페이지에 너무 많은 글이 있다면, 이를 어떻게 시각화할 수 있을지 고민해보자. 가능하면 시각적으로 표현하는 것이 좋다. 글은 발표를 하면서 충분히 부연 설명할 수 있다. 가능하면 최대한 시각화하려고 노력하자.

 

여섯 번째, 가독성이 최우선 요소

발표 자료에서 무엇보다 명심해야 할 점은 첫째도, 둘째도, 셋째도 가독성이다. 멋 부리는 PPT 자료보단 보는 사람들의 가독성에 초점을 맞춰 제작하는 발표 자료가 발표를 더욱 돋보이게 한다.

 

일곱 번째, 폰트, 폰트 크기도 중요하다.

폰트도 디자인 요소다. 제목, 소제목, 본문 등에 어떤 폰트를 사용할 것이지 고민하는 것이 좋다. 또한 폰트 사이즈도 제목과 본문 글의 크기를 다르게 하는 것이 좋다. 특히 발표 자료에서는 제목이 중요하기 때문에 제목의 크기는 눈에 띄도록 키우는 것이 좋다.

글 | 권민정 객원기자 jungbeauty20@naver.com