직무소개
사업체의 운영에 필요한 각종 행정 업무를 총괄하는 것이 총무의 역할이다. 문서수발‧관리, 4대 사회보험 관리, 급여 관리, 비품 및 차량 관리가 주된 업무다. 각종 사내 행사를 계획‧준비‧집행하는 것과 관련된 업무도 수행한다.
필요역량
구직자 대부분이 총무 업무에 필요한 역량으로 단순히 꼼꼼함 등의 사무적 능력만을 생각한다. 하지만 총무 업무는 생각보다 훨씬 세부적이고 구체적이다. 따라서 필요한 역량은 재정 관리, 물적자원 관리, 인적자원 관리, 명확한 판단과 의사결정능력, 조직체계의 분석 및 평가 등의 능력이다.
주의사항
업무 집중력에 대한 어필을 하면서 한 가지 일에 몰두를 잘한다는 식의 내용은 넣지 말자. 총무는 다방면의 업무를 시시각각 체계적으로 처리할 수 있어야 하기 때문이다. 따라서 넓은 시야와 여러 가지 일을 동시에 처리 가능한 멀티 능력을 부각시키는 것이 좋다.
「총무」 직무 합격 자기소개서
3주 동안 주말 출근하며 누락 업무 없이 임무 완수한 신입사원
❶ 2년 전 2개월간 ○○기업에서 738명의 전사원 연말정산 서류 수집, 검토 및 수정 업무를 처리한 경험이 있습니다. (63자)
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사무적인 능력이 중요한 총무 업무에 서류 수집, 서류 검토 및 수정 업무를 강조해서 어필했다. 이처럼 총무 업무는 기본적으로 계약서와 문서를 많이 다루기 때문에 문서작성능력을 보여줄 수 있는 경험을 어필하면 좋다.
❷ 먼저, 연말정산 공부를 위해 ○○아카데미의 ‘연말정산 왕초보 교육과정’을 등록해서 2일 동안 16시간의 강의를 들었습니다. 이해가 되지 않는 것은 강사님과 팀장님께 질문했고 사내 인트라망의 작년 품의서를 확인해 해결했습니다. 연말정산 시즌이 다가오자 평균 하루 5통의 문의전화를 받았습니다. 전화를 받고 모르는 것은 책을 찾고 교육기관의 무료전화 서비스를 이용하여 원하는 답변을 드렸습니다. (222자)
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단순히 처리한 것이 아닌, 스스로 교육을 듣고 이해가 되지 않는 부분은 먼저 질문했다는 내용이 중심이다. 많은 기업에서 원하는 인재는 질문하는 인재이다. 총무 업무 특성상 업무범위가 넓어서 일을 하기 전 질문하는 습관이 있다고 어필하는 것은 좋다.
❸ 서류 검토 수정 작업은 평일 업무시간에 다 처리할 수 없었기에 3주 동안 주말에 출근해 누락된 인원 없이 업무를 마쳤습니다. (71자)
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평일 업무시간에 다 하지 못한 업무를 주말 출근을 통해 업무를 마쳤다는 점에서 열정이 느껴진다. 연말정산 때는 주말 출근과 야근을 숙명으로 받아들여야 하는데, 스스로 업무를 마치기 위해 자발적으로 했다는 점은 기업에서 좋게 볼 수 있다.
❹ 처음 맡은 업무였지만 중간보고를 통해 새로운 업무에 도전하며 배운다는 자세로 임했습니다. ○○기업 입사 후 업무를 두려워하지 않으며 무엇이든 도전하여 경험하고 배움을 얻는 신입사원의 자세로 행동하겠습니다. (114자)
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처음 맡은 업무지만 중간보고를 통해 배운다는 자세로 임했다는 말을 통해 입사하기 전에 “이 지원자는 뽑아도 소통을 잘하겠구나‘라는 보너스 점수를 받을 수 있다. 많은 상사가 중간보고를 원한다. 기억하자. 일을 잘하고 못하고가 아니라 소통을 잘하고 못하고의 차이가 직장생활에서는 엄청난 차이가 된다.
「총무팀」에 입사하면 어떤 업무를 하게 될까?
총무팀의 업무 중 가장 중요한 업무는 계약서와 거래처 정리다. 거래처가 변경되거나 특이사항이 있을 때마다 업데이트가 제대로 되어야 나중에 혼선이 없다. 특히, 금융거래나 계약할 때 꼭 필요한 법인서류인 사업자등록증, 법인등기부등본, 법인인감증명서는 회사 이전이나 상호변경으로 변경될 경우 2주 이내에 신고를 완료하지 않으면 벌금을 낼 수 있으니 참고하는 게 좋다.
총무팀은 비품을 구매하는 업무도 하는데, 회사에서 필요한 A4 용지, 건전지, 사무용품 등 필요한 물품을 구매하는 역할을 한다. 비품구매를 할 때 알뜰하게 사는 방법을 터득해 두고, 무작정 구매가 아니라 회사 입장에서 생각해 비용절감까지 고려한다면 회사에서 인정받는 인재가 될 수 있다. 총무팀은 이외에 인장관리와 차량관리도 하는 경우가 많다.
<제공: 취업의신 박장호 대표>
