발표를 하는 것은 보통의 대화와 다르다. 핵심 주제나 단어에 맞춰 목소리 높낮이를 다르게 표현해야 하며, 당당하고 떨리지 않는 목소리로 자신감 있게 발표해야 한다. 발표 내용이 아무리 좋아도 그 내용을 정확하게 전달하지 못하면 발표는 실패로 끝나버리고 만다.
아무리 경험이 있다고 해도 발표란 쉽지 않은 법이다. 면접관이나 자료를 평가하는 사람들 앞에서 발표하는 일은 훨씬 어려운 일이다. 그렇기 때문에 발표 전에 연습을 충실히 해두는 편이 좋다. 완성된 발표 자료를 기반해 대본을 작성하고, 발표 상황을 상상해서 실전처럼 연습해야 한다. 대본을 외울 필요는 없다. 대본의 한 글자도 틀리지 않고 외우는 것도 불가능할뿐더러 대본을 외워야 한다는 압박감 때문에 실전에서 더욱 긴장할 가능성이 크다.
중요한 것은 각 장에서 중요한 핵심을 기억해두고 중요한 단어, 반드시 해야 할 표현 등만 외워두는 것이다. 나머지는 자료를 보고 설명하는 편이 훨씬 자연스럽고 전달력도 높을 수 있다.
발표할 때는 정해진 시간을 지키는 점도 중요하다. 발표 시간은 가능하면 엄격하게 지겨야 한다. 만약 자신에게 주어진 시간이 10분이라면, 가능하면 제한 시간을 지키도록 하자. 발표는 나 혼자만 하는 것이 아닐 가능성이 크고, 발표 외에 다른 시간들도 중요하다. 그러니 나의 발표로 인해 다른 시간들을 빼앗지 않도록 하자.
연습을 할 때도 발표 시간을 염두에 두는 것이 필요하다. 만약 주어진 시간이 넘을 것 같다면, 내용을 삭제하고 재정비하자. 중요한 것은 전달하고자 하는 메시지가 잘 담겼는가이다. 이 부분을 명심하고 중요하지 않은 부분은 과감히 삭제하도록 하자. 길게 말하는 것보다 짧고 강력한 메시지를 전달하는 것이 발표 전달에 더욱 효과적이라는 사실을 꼭 기억하자.
다섯 가지 발표의 기술
첫째, 대본 준비하기
아무리 발표에 자신이 있어도 대본을 작성하는 것이 좋다. 대본을 작성할 때는 발표하는 상황에 몰입해서 시나리오를 작성하듯이 꼼꼼하게 작성할수록 도움이 된다. 주의할 점은 청중을 고려해야 한다는 것이다. 청중의 성별, 나이대, 성향 등의 특징을 고려해서 단어, 말투 등에 신경 써서 대본을 준비해야 한다.
둘째, 스토리라인은 필수
발표의 목적은 핵심 주제를 명확하게 전달하는 것이다. 이를 위해 일반적으로 잘 알려진 방법은 4S구조가 있다. 1단계는 Sign으로 청중의 흥미와 관심 유발하는 것이다. 주제와 관련 있는 사례, 에피소드를 제시해서 흥미를 유발하면서 집중을 유도하는 방법이다. 처음부터 말하고자 하는 주제를 내놓으면, 앞으로 이어질 내용의 흥미가 떨어질 수 있다. 그렇기 때문에 발표 도입부에 청중의 흥미를 유발할 수 있는 사례를 말하는 것이다.
2단계는 Statement로 핵심 메시지를 말하는 것이다. 사례를 이야기하면서 집중을 유도한 후 바로 핵심 메시지를 언급함으로써 청중에게 긴장감을 줄 수 있다. 또한 핵심 주장을 이야기하면서 이어지는 설명에 더욱 집중할 수 있는 계기가 될 수 있다.
3단계는 Support로 객관적인 데이터, 자료 등으로 근거를 설명하는 것이다. 주장을 언급했으므로 그에 따른 근거 자료를 제시해야 한다. 청중이 핵심 주제에 공감하고 이해할 수 있도록 주장을 입증할 타당성 있는 근거를 다양한 자료로 제시하는 것이 좋다. 마지막 4단계는 Summary로 한 번 더 내용을 요약, 정리하는 것이다.
셋째, 자료를 100% 이해했는지 확인하기
발표를 할 때는 누구나 긴장한다. 긴장을 하면 횡설수설하는 경우가 많고, 당황하는 자신의 모습을 인식하는 순간 머리가 새하얘지면서 준비한 대본도 못 읽을 때가 있다. 긴장하는 가장 큰 이유는 자신이 없기 때문이다. 자료를 충분히 이해하고 있지 못했거나, 스스로 부족하다고 생각하는 부분이 있을 때 특히 자신감이 없어지고 불안해진다. 그렇기 때문에 발표 전에 다시 한 번 자료를 충분히 이해했는지 검토하고, 잘 이해되지 않는 부분은 다시 한 번 자료를 찾아본다거나 보충하자.
넷째, 쉽게 말하기
발표를 할 때는 어려운 단어를 쓸 필요가 없다. 일부러 자신의 지식을 뽐내기 위해 어려운 표현을 할 필요도 없다. 청중 누구나 알아들을 수 있는 쉬운 단어로 말하는 것이 가장 좋다. 그리고 문장은 짧을수록 좋다. 쉬운 단어와 표현으로 짧게 말하는 것이 발표하는 입장에서도 마음 편히 설명할 수 있고, 중요한 핵심을 놓치지 않을 수 있다. 말하는 사람이 편하게 말을 하면 듣는 사람도 자연스럽게 편안하게 들을 수 있다. 특히 장황하게 설명할 경우 중요한 포인트를 놓치거나 주제에서 벗어난 이야기를 할 수 있기 때문에 주의해야 한다.
다섯째, 자신감이 무기다
프레젠테이션에서 가장 큰 무기는 자신감이다. 당당한 말투로 목소리는 크고 발음은 분명해야 한다. 큰 목소리라고 해서 소리를 지르는 식으로 과장되어서는 안 된다. 차분하면서도 낭랑한 목소리로 발표해야 한다. 자신감 있는 목소리는 청중들로 하여금 발표에 집중하게 만들고 발표 내용도 훨씬 신뢰감 있다고 느끼게 만든다.
그러기 위해서는 어느 정도 목소리를 연출할 필요도 있다. 발표할 때에는 말의 빠르기, 강약, 높낮이 등 적절한 변화를 주어야 청중을 집중시킬 수 있기 때문이다. 아랫배로 소리 내는 훈련을 반복해 크고 힘차게 목소리를 낼 수 있도록 하고, 발음이 정확해야 정보를 정확히 전달할 수 있으므로 취약한 발음은 속도를 조절하는 요령을 습득해 명료하게 전달할 수 있도록 해보자.
특히, 어려운 내용을 발표할 때, 숫자·인명·지명 등을 언급할 때, 결과에서 원인 순으로 말할 때, 강조하고 싶은 내용일 때, 감정을 억제해야 할 때, 의혹을 일으킬 만한 내용일 때에는 말의 속도를 천천히 해서 청중이 잘 알아들을 수 있도록 하는 것이 좋다.
글 | 권민정 객원기자 jungbeauty20@naver.com
