의사소통능력이란 상대방과 대화를 나누거나 문서를 통해 의견을 교환할 때 상호 간에 전달하고자 하는 의미를 정확하게 전달할 수 있는 능력이다. 글로벌 시대에서 필요한 외국어로 된 문서를 이해하고 의사를 표현할 수 있는 능력도 포함이 된다. 일 경험에서의 의사소통이란 공식적인 조직 안에서 일어나는 의사소통을 의미한다. 주요 목적과 기능으로는 원활한 의사소통을 통해 조직의 생산성을 높이며 조직 내 구성원들의 사기를 향상시키고, 필요한 정보를 전달하며 구성원 간 의견이 다를 경우에 서로 설득하는 기능을 갖는다. 이와 같이 의사소통능력이란 사회생활에서 필요한 인간관계를 원만하게 유지하며 업무의 성과를 높이기 위해 꼭 필요한 능력이라 볼 수 있다.

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문서이해능력은 다양하고 복잡한 문서들을 읽으며 그 내용을 이해하고 요점을 파악하는 능력이다. 직업인들은 문서에서 전달하는 정보들의 출처를 파악함과 동시에, 출처의 옳고 그름까지 판단해야 한다.

우리는 일을 하며 다양한 문서를 접하게 되는데, 공문서, 보고서 등 업무와 관련한 인쇄물부터 간략하게 적힌 메모 등 수많은 종류의 문서들이 있다. 따라서 업무수행을 위해서는 문서의 내용을 이해하며 요점을 파악하는 등 능력이 필요하다.

또한 문서의 내용을 파악하는 것에 그치는 것이 아닌, 업무와 관련해 요구되는 행동이 무엇인지 적절하게 추론하고 업무를 지시받는다면 본인의 업무의 적절성을 판단하고 어떤 업무가 진행 중인지 기록으로 보존하는 등 역할을 한다. 따라서 우리는 문서이해능력을 통해 생산성과 효율성을 높여야 한다. 만약 문서이해능력이 부족하면 업무를 이해하고 수행하는 데 있어서 막대한 지장을 끼칠 수 있다.

이와 함께 문서작성능력은 목적과 상황에 적합한 정보와 아이디어를 전달할 수 있도록 문서로 작성할 수 있는 능력이다. 문서를 작성하는 것은 일을 하는 데 있어 업무와 관련한 조직의 비전을 실현시키는 과정이다. 물론 타인과의 의사소통을 위한 과정이기도 하지만 이를 넘어 조직의 사활이 걸린 중요한 업무이다. 따라서 문서를 작성할 때에는 문서를 작성하는 이유, 문서를 통해 전달하려는 것, 즉 목표를 명확히 하여 작성해야 한다.

또한 문서의 목적, 시기, 대상 등이 포함되어야 하며, 제안서나 기획서 등에는 기대효과 등도 포함이 되어야 한다. 문서를 작성한 후에는 반드시 내용을 검토하며 불필요한 첨부자료 등은 제외해야 한다.

▶주어와 서술어의 일치

‘성적이 안 좋은 학생은 보충수업을 시켜야 한다’라는 문장에서 주어는 ‘성적이 안 좋은 학생’이고 서술어는 ‘시켜야 한다’이다. 주어와 서술어가 일치하려면 ‘시켜야 한다’가 아니라 ‘받아야 한다’이다.

▶목적어와 서술어의 일치

‘글을 잘 쓰려면 신문과 뉴스를 시청해야 한다’에서 ‘시청해야 한다’는 서술어의 목적어가 ‘신문’과 ‘뉴스’인데, 신문에 대한 서술어가 없다. 수정하면 ‘신문을 읽고, 뉴스를 시청해야 한다’이다.

▶조사의 정확한 사용

격조사(~는 주격, ~을 목적격), 접속조사(~와, ~과), 보조사를 문맥에 맞게 사용해야 한다. 그리고 섬세한 의미를 더해주는 ‘도’, ‘만’, ‘까지’, ‘마저’도 활용하면 훨씬 좋은 문장을 만들 수 있다. 예를 들어 ‘막내딸도 출가시키니 외롭다’라는 문장에서 ‘막내딸도’를 ‘막내딸마저’로 수정하면 훨씬 의미를 살릴 수 있다.

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잘 듣고, 잘 말해야 능력자!

경청능력이란 다른 사람들의 말을 주의 깊게 듣고 이를 이해하고 공감하는 능력이다. 다양한 상황에서 개인이나 조직 간 원만한 관계를 유지하며 업무의 성과를 높이기 위해서 의사소통능력은 필수이다. 이 중 특히 경청능력이 우선시되어야 한다. 경청을 통해 상대방은 우리가 얼마나 그들의 말에 집중하는지 알 수 있으며, 경청을 통해 대화 과정에서 상호 간 신뢰를 쌓을 수 있다.

경청을 하기 위해서는 비판적이고 충고하는 태도는 버려야 하며 상대방이 말하는 의미를 이해하려고 해야 한다. 또한 표정, 몸짓 등 비언어적 표현도 신경을 쓰며 상대방이 이야기를 할 때 경청하고 있다는 것을 표현해야 한다.

경청과 함께 중요한 능력이 의사표현능력이다. 이는 말하는 사람이 자신의 생각, 감정을 듣는 사람에게 음성언어, 신체언어로 표현하는 능력이다. 즉, 의사표현은 의사소통의 중요한 수단으로 말하는 사람의 의도나 목적을 가지고 그 목적을 달성하기 위해 효과가 있다고 생각이 들도록 말하는 것이다.

따라서 듣는 사람의 생각이나 태도를 변화시키기 위해 말을 할 때, 말하는 이가 필요한 정보를 제공받기 위해서 질문을 할 때, 듣는 청자에게 자신에게 필요한 일을 하도록 요구를 할 때에 주로 사용이 된다. 또한 음성언어뿐만 아니라 발음, 속도, 몸짓 등 비언어적 표현도 포함이 된다.

오늘날에는 지구촌의 세계화로 인해 세계 각국의 사람들과 함께 일을 하는 경우가 많기에 자국어 뿐만아니라 기초외국어능력은 필수이다. 업무 과정에서 외국어로 된 메일을 받고 해결하는 상황, 외국인으로부터의 전화응대, 외국어로 된 문서를 읽는 경우 등 다양한 상황에서 필요하다.

한국 영어 교육의 큰 문제는 대학 졸업하고 나서도 미국 드라마와 영화의 쉬운 말을 못 알아듣고, 콩글리쉬 같은 영어를 구사한다는 것입니다. 그 원인은 잘못된 학습방법에 있습니다. 문법을 한국말로 암기하고 단어장을 보면서 영어 단어와 한국말 단어를 맞대응시켜 놓고 암기하는 방식은 정말 잘못된 방법입니다.

아주 옛날 한국은 몇 개의 영어단어를 암기해서 사용해도 괜찮았던 때가 있었는데, 현대는 인터넷에서 엄청난 정보가 쏟아지고, 외국인과 접촉 기회도 많아져서 예전 같은 영어학습법은 전혀 효과가 없습니다. 영어를 잘하려면 몰입할 수 있어야 하는데, 단어장과 문법책은 2차원이어서 빠져들 수가 없습니다. 스토리와 주인공이 있는 3차원에서만 몰입할 수 있죠.

제 후배 강사 중에 영어를 참 맛깔나게 하는 사람이 있어서 어떻게 영어 공부했느냐고 물으니까, 배우 톰 크루즈의 대사를 어려서부터 많이 따라 했다고 하더군요. 대사 암기하면서 문법과 어휘 공부를 같이 하는 것입니다. 중학교 수준 정도의 어휘력과 문법 실력이 있다면, 미국 드라마와 영화에서 자신이 가장 닮고 싶은, 혹은 가장 마음에 드는 캐릭터를 정해서 그 사람의 대사를 거울을 보며 암기하는 것이 가장 확실하게 영어가 느는 방법입니다. 아니면 영화 한 편의 대사를 통째로 암기하는 것도 매우 좋은 방법입니다. 물론 해설과 함께 암기해야겠죠.

글 / 이상미 기자 job@hkrecruit.co.kr

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